RESPONSABILITÉS

• Recevoir et traiter les demandes de rendez-vous (par téléphone ou par courriel).
• Vérifier les informations essentielles : numéro de réservation maritime ou PO, nom du client, transporteur, expéditeur, nombre de palettes ou chargement complet, présence de matières dangereuses.
• Confirmer les rendez-vous avec les clients et inscrire les détails dans le calendrier des rendez-vous (CSC#, nombre de palettes, durée estimée, etc.).
• Appliquer les règles selon le type de marchandise :
  • 1 h pour les chargements de plus de 12 palettes
  • 1 h 30 pour 12 palettes et moins
• Organiser les plages horaires selon les règles établies :
  • +12 palettes : 8h, 10h, 13h, 15h
  • ≤12 palettes : 9h, 11h, 14h, 16h
• Inscrire les rendez-vous correctement dans le système : nom du client, transporteur, expéditeur, coordonnées, PO ou booking number.
• Classer les rendez-vous par catégories (codes couleurs) selon les compagnies ou les types de traitement.
• Sauvegarder les rendez-vous et transmettre les documents requis (BOL, formulaire DG) à l’équipe du centre de services par courriel.
• Demander le formulaire UN en cas de matière dangereuse (DH).
• Contrôler le nombre de camions à l’heure selon la capacité de déchargement.

• Effectuer toute autre tâche connexe en lien avec le poste.

• COMPÉTENCES

  • Maîtrise des outils de messagerie (Outlook) et des calendriers partagés
  • Connaissance des processus de prise de rendez-vous logistiques
  • Capacité à lire et comprendre des documents d’expédition
  • Bonne gestion des priorités et du volume de demandes
  • Rigueur, souci du détail et sens des responsabilités.
  • Esprit d’initiative, autonomie et capacité d’organisation.
  • Gestion efficace des priorités et capacité à travailler sous pression.
  • Capacité à communiquer efficacement avec divers interlocuteurs (collègues, clients, fournisseurs)

  FORMATION, EXPÉRIENCE ET QUALIFICATIONS

  • DES, formation en logistique ou bureautique un atout.
  • 1 an dans un poste similaire ou en logistique/transport
  • Excellentes compétences en communication, à l’oral comme à l’écrit, en français et en anglais (obligatoire pour les communications avec clients et fournisseurs)