Cette personne effectue différentes tâches de secrétariat telles que l’accueil et l’information, le traitement des courriels et du courrier, le classement et la photocopie. Produit divers documents, remplit les formulaires administratifs et assure le suivi d’opérations bien définies.

Produit divers documents tels que lettres, rapports, examens, plans ou note de cours, demandes de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Effectue la mise en page de documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Rédige la correspondance relative à son travail. Effectue la saisie des données pour la mise à jour des systèmes informatisés de gestion des études ou administrative. Produit des listes et des rapports à l’aide de logiciels appropriés. Tient à jour les applications informatisées courantes. Remplit les formulaires utilisés dans son unité. Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur des documents comptables, administratifs ou relatifs aux études, et y apporte les corrections. Applique dans ce domaine des directives établies.

Effectue des recherches dans la documentation ou auprès de personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements factuels. Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques, note et transmet les messages. Convoque les participants aux réunions. Accueille les visiteurs, donne des renseignements généraux concernant les politiques, les procédures et les normes en vigueur. Veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfère l’usager à la personne responsable. Tient à jour le système de classement et des tableaux d’affichage. Reçoit, date, trie, distribue et expédie le courrier/ courriel. Effectue des travaux de photocopie, trie, pagine et assemble des travaux. Utilise et voit à l’entretien courant des divers appareils de bureau tels que système informatisé de traitement de l’information, photocopieur, télécopieur et calculatrice. Fait les appels de service, lorsque requis. Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.